Finance & Operations Coordinator (m/w/d) - Vollzeit (40h)

Permanent employee, Full-time · Salzburg

DEIN JOB – WHAT WE LOOK FOR
Du stellst sicher, dass unsere Finanz- und ERP-Prozesse fehlerfrei laufen, Cashflows planbar sind und Management-Entscheidungen auf verlässlichen Daten basieren. Du bist die Schnittstelle zwischen ERP-Provider, Steuerberatung, Geschäftsführung und Team.
DEIN PROFIL – WHAT YOU BRING
Must-haves (Qualifikation & Skills)

  • 2–5+ Jahre Erfahrung in Finance/Accounting/Controlling/Operations, idealerweise im Projektgeschäft (z. B. Agentur/Produktion/Event).
  • Sicherer Umgang mit ERP-Systemen (Tool-agnostisch), sehr gutes Excel/Google Sheets-Know-how (Pivot, XLOOKUP/VLOOKUP, IF/INDEX-MATCH, einfache Power-Query/Power-Pivot von Vorteil).
  • Grundverständnis P&L/BWA und Deckungsbeitragslogik.
  • Erfahrung in Rechnungsprüfung inkl. USt-Sätze (AT/DE) und formalen Anforderungen.
  • Kommunikationsstärke, präzises Schreiben, klare Stakeholder-Steuerung.
  • Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse.
Nice-to-haves

  • Erfahrung mit Cashflow-Modellen, Szenario-Planung, Rolling Forecast.
  • Kenntnisse in DATEV/BMD/SevDesk o. ä., PowerPoint auf Management-Niveau.
  • Affinität zu Automatisierungen (z. B. Zapier/Make, BI-Tools wie Power BI/Looker).
Persönlichkeit

  • Detailverliebt & fehlerfokussiert, gleichzeitig pragmatisch und lösungsorientiert.
  • Hands-on, zuverlässig, proaktiv, hohe Service-Mentalität fürs Team.
  • Souverän im Tempo eines Event-Umfelds, belastbar, vertraulich.
WAS DICH ERWARTET – WHAT YOU GET
Aufgaben

  • ERP-Datenqualität: Kontrolle/Validierung von Dateninput (Stammdaten, Projekte, Leistungen, Kostenstellen).
  • Rechnungswesen: Rechnungskontrolle Eingang/Ausgang (ER/AR), formale & inhaltliche Prüfung (Positionslogik, Projektzuordnung, Zahlungsziele).
  • Tax-Check: Prüfung von Steuersätzen, Rechnungsmerkmalen, UID-Validierung, GoBD-Konformität (DACH-Kontext).
  • Freigabeprozesse: Einrichtung & Steuerung von Rechnungsfreigaben inkl. Eskalationslogik und Dokumentation.
  • Cashflow-Management: Erstellung von Liquiditätsübersichten, Zahlungsplänen, Fälligkeitsmonitoring, Mahnwesen-Koordination.
  • Forecasting: Aufbau/Weiterentwicklung eines Projekt-Forecasts (Umsatz, Marge, Ressourcen, Szenarien A/B).
  • Reporting & Slides: Vorbereitung von Management-Unterlagen (PowerPoint), KPI-Reportings, Monats-Briefings.
  • Excel/Sheets: Aufbau von Templates, Plausibilitätschecks, Pivot/Lookup-Analysen.
  • Kommunikation: Proaktive E-Mail-Kommunikation mit ERP-Provider, Steuerberatung, CEOs sowie enge Abstimmung mit den 30 Kolleg:innen.
  • Prozessverbesserung: Identifikation von Quick Wins & Automatisierungen (z. B. Workflows, Checklisten, Schnittstellen).

Benefits

  • Verantwortung ab Tag 1, direkter Draht zur Geschäftsführung.
  • Kollegiales Team, moderne Tools, abwechslungsreiche Projekte.
  • Weiterbildungsbudget, flexible Arbeitsweise, Team-Events.
Über uns

Bei Chaka2 glauben wir an die Kraft von echten Erlebnissen. Wir schaffen Momente, die Gänsehaut auslösen – Augenblicke, die Marken zu Emotionen und Menschen zu Fans machen. Als führende Agentur für Event- und Live Marketing in der DACH-Region begleiten wir Top-Brands wie adidas, Audi und Red Bull auf ihrem Weg, unvergessliche Geschichten zu erzählen - "we create feelings"

Unsere Stärke liegt in der kreativen Markeninszenierung – sowie in Live-Events, die Eindruck hinterlassen und Menschen verbinden. Von der ersten Idee bis zum letzten Applaus betreuen wir jedes Projekt mit Hingabe, Präzision und dem Anspruch, Emotionen nicht nur zu wecken, sondern sie zu hinterlassen.

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